Vend en supertanker – sæt medarbejderne i en tænketankSENDPRINT

Slagelse Kommune satte 19 social- og sundhedshjælpere ind i en tænketank, og gav dem 12 millioner kroner til at udvikle deres arbejdsplads for. Copenhagen Coaching Center fik til opgave at skrive en bog om projektet.

Bogen kom til at indeholde 9 meget personlige portrætter af 9 social- og sundhedshjælpere og en manual til brugerdreven medarbejderudvikling. Bogen omdeles til alle 1800 medarbejdere i Ældreplejen i Slagelse Kommune. Nedenfor fortælles om processen.

Af Jens Larsen jl@copenhagencoaching.dk

En manual til brugerdreven medarbejderudvikling
Få opskrifterne til, hvordan du selv kan arbejde med TænkeTankmetoden i din kommune eller på din arbejdsplads

"Den her TænkeTank er unik, fordi alle er blevet hørt. Det er ikke set før. Der er masser af eksempler på små projekter rundt omkring i kommunerne, men ikke et som dette. Jeg håber, det er noget andre kommuner lader sig inspirere af. Nogle gange kan der være en tendens til, at man ikke vil lære af andre, men jeg håber, at politikere og ledere vil tage til Slagelse for at blive inspireret".
-Karen Stæhr, sektorformand for social- og sundhedssektoren i FOA

I manualen får du tips, idéer og indblik i de erfaringer, som Slagelse Kommune har gjort sig i arbejdet med at lade medarbejderne udvikle ældreområdet. Projektlederen, styregruppen, lederne, arbejdsgrupperne og TænkeTankpigerne fortæller om deres oplevelser og kommer med
råd. Metoden kan overføres til forskellige områder og kan fx også bruges på den enkelte arbejdsplads, når skal skabes forandringer, arbejdsglæde og smil på læben.

Hvorfor TænkeTanken - kommunesammenlægninger
Overvejer man at inddrage medarbejderne i udviklingsprocesser er det vigtigt, at der er noget, som motiverer dem til at engagere sig i arbejdet. Det kan være konkrete udfordringer, som kræver forandringer fx dårligt arbejdsklima eller uhensigtsmæssige arbejdsstrukturer. Det kan også være visionen og drømmen om at blive endnu bedre til det man gør.
Fortællingen om TænkeTankprojektet i Slagelse er et godt eksempel på, hvornår det er særligt relevant at involvere medarbejdere i udviklingen af deres arbejdsplads. Udvalgsformand Lene Wibroe fortæller: "Ovenpå kommunesammenlægningerne var der mange frustrationer blandt medarbejderne i ældreplejen i Slagelse nye kommune. Mange følte, at der var truffet beslutninger hen over hovedet på dem. Det kunne være køkkener, der var lagt sammen eller brugen af pda´erne, altså tidsregistrerings-telefonerne, som man følte var et udtryk for mistillid og kontrol", fortæller Lene Wibroe. Hun sammenligner kommunesammenlægningen med en juleaften, hvor der pludselig kommer en ekstra familie med, men hvor man ikke har flere penge og man skal prioritere.

TænkeTanken fødes
Idéen til TænkeTanken blev født i en sal med frustrerede medlemmer af FOA. Organisationen havde i forbindelse med kommunesammenlægningen indkaldt til et møde, hvor der var mødt mellem 150 - 200 medlemmer op. De var frustrerede: "Mens jeg sad og lyttede, så jeg pludselig et billede foran mig: Tænk hvis vi politikere mener, at vi er på vej til Kalundborg og medarbejderne tror, vi er på vej til Vordingborg; altså at vi ikke har den samme opfattelse af, hvor vi skal hen. Det giver en masse problemer og misforståelser. Så fik jeg den ide at spørge 20 medarbejdere fra de forskellige kommuner, om de ville være med til at udvikle deres arbejdsplads. Ikke tillidsfolk, men dem som er mere stille, som ikke brokker sig åbent, men i stedet gør det til kolleger og familie, og som lige så stille mister motivationen og arbejdsglæden," siger Lene Wibroe. FOA var med på idéen og blandt deltagerne på mødet var der også interesse.

Støtte fra FOA, borgmesteren og udvalget
Næste skridt var at præsentere det for udvalget i kommunen og de støttede 100 % op om projektet. Det er et stort kompliment til alle medlemmer", siger Lene Wibroe. Borgmester Lis Tribler siger: "Det her projekt er meget vigtigt, fordi medarbejderne efter kommunesammenlægningen følte, at de fik trukket noget ned over hovedet. At lade dem tage teten er at give dem ejerskabet tilbage, så derfor støttede jeg op om det". Karen Stæhr, som er sektorformand for social- og sundhedssektoren i FOA tilføjer: "Den TænkeTank støtter vores vision for vores medlemmer, som er, at de skal udvikle sig, få en god balance mellem arbejdsliv og privatliv og de skal være fagligt stolte. Og den stolthed kommer jo i takt med, at man bliver inddraget og får indflydelse på sit arbejde; at det ikke kun er lederne, der bestemmer retningen. Det er jo fag, som er blevet talt ned til, hvor det her projekt kan være med til at tale det op og gøre det attraktivt, hvilket betyder, at social- og sundhedshjælpere fortæller om det og kommer til udstråle den faglige stolthed faget fortjener", siger Karen Stæhr fra FOA.

Støttet med 12 millioner
Det blev politisk bestemt, at projektet skulle støttes med 12 millioner over 4 år. Udvalget for Social- og Sundhed har bakket op om alle forslagene, som TænkeTankens styregruppe har indstillet til dem, bl.a. et medarbejderarrangement for alle deltagere og den interne vikarløsning.

Bedre borgerservice og ranke rygge
Borgmester Lis Tribler ser det også i et andet perspektiv: "Som kommune er det også betydningsfuldt, at vi hele tiden evner at forny os og følge med tiden, så vi skaber det bedste for borgerne. I den her proces tror jeg, at det er vigtigt, at det i sidste ende altid kommer borgerne til gode. Jeg har mødt pigerne i forskellige faser af projektet og oplevet begejstrede medarbejdere, som er positive og brænder for deres projekt. Det er skønt. De har været stolte over det flotte stykke arbejde de har lavet. Det får dem til at ranke ryggen. Offentligt ansatte er vant til at blive skældt ud. Jeg håber og tror på, at det her projekt vil skabe en følelse af medindfydelse og selvrespekt og at det på sigt vil komme borgerne til gode," siger Lis Tribler.

Branding og 200 usb-nøgler
TænkeTankprojektet skaber også opmærksomhed om og brander kommunen. Lis Tribler nævner bl.a. den store interesse, der var for projektet på KL´s landsmøde i Aalborg. TænkeTankpigen Inger Nielsen fortæller: "Ja, det var en nærmest surrealistisk oplevelse for mig at opleve, at en kommunaldirektør spurgte mig til råds om, hvordan man fastholder og tiltrækker medarbejdere". En anden TænkeTankpige, Ann Nordly, som også var med, siger: "Vi fik lavet 200 usb-stik om projektet til KL-mødet og de blev revet væk på få timer".

Fase 1.

Processen med Tænketankpigerne
TænkeTankprojektet er opdelt i 3 faser. Den første, hvor der arbejdes målrettet i TænkeTanken med at få deltagerne til at udvikle idéerne og hvor de introduceres til kollegerne, den anden fase hvor idéerne og responsen fra kollegerne bliver taget op og udviklet i arbejdsgrupper; og den sidste og tredje fase, hvor medarbejderne og lederne realiserer forslagene. Læs om processen og bl.a. vigtigheden af at skabe en god og tryg atmosfære samt evnen til at være ydmyg og fleksibel i processen.

Oplægget til TænkeTanken
TænkeTankprojektet blev som nævnt født pga. af frustrationer blandt medarbejderne i Ældreplejen i Slagelse Kommune. Men den store udfordring var, hvordan kommer man fra idé til virkelighed? Da idéen var født, blev der sendt en invitation ud til alle social- og sundhedshjælpere samt assistenter, om at de kunne melde sig. Oplægget til TænkeTankpigerne var meget enkelt: "Hvad skal der til for, at du går glad i seng om aftenen velvidende, at du skal på arbejde i morgen?" Målet var helt enkelt at skabe Danmarks bedste arbejdsplads på ældreområdet. 25 medarbejdere meldte sig, og ud fra dem, trak man lod, så man endte på 19 deltagere.

Skab seriøse rammer
En af dem, som har været tæt på processen er konsulent Heike Klint Dalslet fra konsulenthuset Type2dialog. Heike Klint Dalslet var konsulent på 1. del af TænkeTankprocessen. Hun er oprindeligt sygeplejerske: "Jeg blev inddraget i processen fra starten. Vi planlagde først, at TænkeTankpigerne skulle 2 x 2 dage på hotel. Årsagen til dette var, at pigerne skulle vide, at der blev investeret i dem. Da de ankom til hotellet, vidste de ikke, hvad der skulle ske. Nogle af dem var frustrerede over det, men tanken bag var, at de skulle trænes i at have opmærksomhed på det, som skete her og nu, i stedet for at sidde og kigge i programmet og tænke på, hvad der skulle ske om eftermiddagen", siger Heike Klint Dalslet.

Tryghed og Paul Potts
De første dage på hotellet med de 19 TænkeTankpiger handlede om at pejle sig ind på problematikken om den gode arbejdsplads og begynde at få idéer. En vigtig del af den proces var at skabe en tryg og god stemning. Nogle af deltagerne var jo presset til at deltage i projektet og var skeptiske. TænkeTankpigen Hanne Andersen siger: "Ja, vi var flere som var meget skeptiske, men Heike Klint Dalslet var helt fantastisk og dygtig". Heike Klint Dalslet siger: "Som konsulent gælder det om at lytte og være dig selv som menneske. Nogle af dem var i tvivl om, om de nu kunne levere varen og der er det vigtigt for mig at få dem til at tro på, at når lederne og politikerne spørger dem til råds, så er det seriøst ment. Derfor er det også betydningsfuldt at vise dem tillid, som man kan gøre ved at stille dem opgaver og understrege, at de sagtens kan løse dem". Da hun planlagde processen var hun bevidst om, at der også skulle ske noget andet på dagene end kun diskussioner og oplæg. Så der var indlagt gåture, afspænding, musik med Paul Potts og andet. "Vi blev virkelig forkælet og der blev hygget om os. Heike Klint Dalslet havde lys og blomster med", fortæller TænkeTankpige Marit Solheim.

Fortællinger at arbejde med
Som afsæt for idéudviklingen var der forberedt realistiske cases, altså små fortællinger om hverdagssituationer, som indeholdt problemer, som deltagerne diskuterede løsninger på. "Når de kom med de første tanker gjaldt det om at spørge ind og få forskellige vinkler på det. Processen forløb nogenlunde sådan her: case, der skitserede problemet, idéerne, uddybning af idéerne, overvejelser over effekten af tiltaget og hvornår det skulle realiseres og hvem der skulle have ansvaret", fortæller Heike Klint Dalslet. TænkeTankpigerne fandt frem til 10 tiltag: "Det var helt fantastisk at få lov til at finde på værdier og idéer, som kan gøre vores arbejdsplads bedre", siger medlem af TænkeTanken, Hanne Westh.

Idéerne blev præsenteret
TænkeTankpigernes idéer blev derefter præsenteret for en gruppe af ledere bl.a. den øverste ledelse og områdelederne. Det var en svær proces for TænkeTankdeltagerne, forstået på den måde, at det var svært at tackle den kritik, som kom fra ledergruppen; i udviklingen af idéerne havde pigerne jo haft frie hænder og eksempelvis ikke skullet tænke økonomi. "Set i bakspejlet kan det være en idé at forberede ledergruppen på at give en mere anerkendende respons. Derudover kan det være en idé at have mange med til mødet, så mange forskellige vinkler på idéerne kan få lov at blive belyst," siger Heike Klint Dalslet.

Afpudsning af idéerne
Efter det lidt "hårde" møde med lederne havde pigerne en ny 2-dags proces med konsulenten, hvor idéerne blev byttet mellem deltagerne, så de blev yderligere gennemarbejdet og finpudset. Det mundede ud i de endelige forslag:

Inddragelse af kolleger
Det næste pigerne gjorde var at køre rundt til 37 institutioner, fortælle om projektet, deres forslag og smitte med deres begejstring. Idéen var, at de skulle stå ansigt til ansigt med deres kolleger. Turen blev kaldt for "Tour de Slagelse". "TænkeTankpigerne havde den udfordring med til personalet på institutionerne, at de skulle forholde sig til pigernes forslag; fx skulle de overveje og diskutere, hvad god intern dialog var for dem og derefter sende deres forslag til den arbejdsgruppe (se næste afsnit), som havde fået til opgave at behandle det tema", fortæller projektleder Sune Thor Olsen. Det var ikke altid let at møde kollegerne, da alle ikke var lige positive. At tage rundt og fortælle om projektet er noget af det, som har gjort størst indtryk på TænkeTankpigerne. Lissi Nordahl, som var med i TænkeTanken siger: "Jeg har lært meget af det. Jeg får godt nok skyld for, at jeg taler meget, men det at skulle stille sig op foran folk er noget andet."
"Det, der griber mig mest i den her proces er den personlige udvikling jeg kan fornemme TænkeTankpigerne har gennemgået undervejs. Jeg er sikker på at resten af organisationen på sigt, og med disse piger som forbilleder, vil kunne udvikle sig til noget stort", Peter Lotinga, medlem af Udvalget for Social og Omsorg.

Fase 2.

Processen med arbejdsgrupperne
TænkeTankprocessens næste skridt var at TænkeTankpigerne skulle præsentere deres forslag for arbejdsgrupperne, som skulle arbejde videre med dem - én idé til hver af arbejdsgrupperne. Det var skridtet fra at forslagene var tænkt til, at de skulle konkretiseres og føres ud i livet - fra tanke til handling. Men idéen bag involveringen af arbejdsgrupper var også at sprede processen ud og give ejerskab til flere. Arbejdsgruppernes idéer skulle derefter i høringer inden de endelig kunne besluttes.

Arbejdsgrupperne introduceres til forslagene
Som startskud til arbejdet med arbejdsgrupperne samlede man de 90 deltagere, med 10 i hver gruppe, der hver fik et forslag at arbejde videre med. Det foregik over 1 dag, hvor TænkeTankpigernes idéer blev præsenteret og overvejet i forhold til, hvordan man skulle arbejde med dem. TænkeTankpigerne blev tilknyttet de forskellige arbejdsgrupper. Hanne Rode, speciale-sygeplejerske, var med i en af arbejdsgrupperne og deltog på selve dagen: "Jeg var meget imponeret og inspireret af den fælles TænkeTankdag i Korsør. Gruppen med de 19 social- og sundhedshjælpere formåede meget konkret at beskrive de 10 idéer, som skulle gøre Slagelse Kommune til den bedste arbejdsplads inden for Ældresektoren. Med udgangspunkt i de allerede opstillede ideer skulle vi komme med forslag til 3 aktiviteter, som ikke havde direkte økonomisk udgift og 3 der havde."

Arbejdsgruppernes tovholder
"Vi havde valgt en leder som tovholder på hver arbejdsgruppe af den simple grund, at ledere er vant til at styre møder, styre tiden og tage referat. Det fungerede rigtigt godt i praksis. De skulle i alt holde 4 møder af 3 timer med en fast dagsorden", siger Sune Thor Olsen, som er udviklingskonsulent i kommunen og projektleder på TænkeTankprojektet.

Fast dagsorden i arbejdsgrupperne
Arbejdsgruppemøderne havde en fast dagsorden. De varede 3 timer. Hver arbejdsgruppe fik et skema til udfyldelse i forhold til: forslag, tidsplan, budget, ansvar og opfølgning.

Dynamikken i arbejdsgrupperne
Et arbejdsgruppemedlem, Mariane Paaske Nielsen, Madservice Hashøj, Dalmose fortæller: "Det har været spændende at deltage. Det at være en del af et team på tværs af faggrupper, hvor der arbejdes frem mod et fælles mål, som skal komme alle ansatte i Center for Ældre til gode, har været en fantastisk oplevelse", siger Mariane. Men vigtigst for hende har også været muligheden af at udvikle et godt og konstruktivt samarbejde samt få fælles oplevelser på tværs af faggrupperne.
Leder af Hjælpemiddelområdet Annette Raaschou van der Star supplerer: "At vi også får sat "ansigter" på hinanden giver en helt anden måde at tale sammen på og "afstanden" mellem os føles også meget kortere". Lis Spaanheden som er APV administrator kan nikke genkendende til dette: "Det har været utroligt spændende at arbejde i denne arbejdsgruppe. Ved at gruppesammensætningen var så bred i forhold til faglige og personlige kompetencer, har jeg personligt fået en hel del ny viden med mig samt nye kolleger, som jeg kan kontakte fremover, når jeg står overfor situationer, som jeg lige vil vende med en uvildig person. Det frustrerende i projektet er så at éns forslag skal konkurrere med andres."
Susanne Irene Nielsen, Fællestillidsrepræsentant var også med i en af arbejdsgrupperne: "Det har været spændende at arbejde videre med de ´guldårer´ som medarbejderne i TænkeTanken har fundet frem til. Men det er ikke nok at have værdierne på papiret, de skal også fungere i praksis. Og her har vi alle et ansvar."

Høring blandt de 1700 medarbejdere
Arbejdsgrupperne udviklede 43 forslag. De kom alle til høring blandt ældreområdets 1700 medarbejdere. Lederne gennemgik forslagene med medarbejderne ude på arbejdspladserne. Hvis en medarbejder mente, at et forslag var af høj prioritet rakte medarbejderen hånden op og stemmerne blev talt sammen. Lederen noterede og sendte personalegruppens prioriteringer til
projektlederen af TænkeTankprojektet, som herefter samlede medarbejderorganisationen (SektorMED) og TænkeTankens styregruppe, som så kiggede på de 20 højest prioriterede forslag. Størstedelen af de resterende 23 forslag vil om muligt blive forsøgt iværksat senere i 2009 eller i løbet af 2010. De 20 prioriterede forslag blev lagt sammen til 11 forslag, da flere af forslagene lignede hinanden. Et eksempel på dette er KickStart-arrangementet, som var en sammenlægning af aktivitetsforslagene: "øget omsorg", "anerkendelse i praksis", "sociale aktiviteter" og "faglig temadag".
"Tænketankprojektet er et godt eksempel på at demokratiet virker på arbejdspladsen", siger Lene Theill Petersen som er fællestillidsrepræsentant og som var med i TænkeTankens styregruppe.

Fase 3

At realisere TænkeTankaktiviteterne
Næste fase af TænkeTankprojektet bestod i en realisering af de 11 aktiviteter. Det første tiltag, som også blev en fysisk markering af at TænkeTankprojektet blev indledt, var et højspændt og flot arrangement, KickStarten, for alle 1700 medarbejdere i Ældreplejen. Siden fulgte og følger de øvrige initiativer (se nedenfor).

KickStart-dagen - Mick Øgendahl, Søs Fenger
Målet med KickStart-dagen var at anerkende medarbejderne og at introducere de 6 højest prioriterede forslag for alle medarbejdere og siden arbejde med dem lokalt. De 6 forslag var "anerkendelse", "respekt", "omsorg", "medindflydelse", "nærværende ledelse" og "lytte og forstå". For at alle kunne deltage i arrangementet blev det holdt over fire dage i en sportshal i Korsør. Der var taler fra borgmesteren, velfærdsdirektøren, ældrechefen og udvalgsformanden, røde løbere, bannere og masser af god underholdning med bl.a. Søs Fenger, Mick Øgendahl og Peter Larsen. "Det var helt fantastisk bare at blive underholdt. Selvom nogle af indslagene ikke direkte er fagligt relevante, tror jeg alligevel, at det har betydning i arbejdet", siger Dorthe Bruun, som var med i TænkeTanken. Arrangørerne modtog også en masse takkebreve fra medarbejderne efter KickStarten. Et af dem lød sådan her: "Vi vil fra kollektivet i Nygade i Korsør sige jer alle tak for nogle fantastiske og uforglemmelige dage i Storebæltshallen. Det har givet os et frisk pust i vores hverdag og lysten til at gøre en ekstra indsats..."

Opfølgning på KickStarten
Næste skridt var at arbejde lokalt med de seks temaer, som blev introduceret på KickStart-dagen. Det skulle ske gennem historiefortælling og hensigtserklæringer: "Målet er at dele viden og fælles værdier via fortællinger, og en hensigtserklæring er et dokument med temaerne nedskrevet, som skal underskrives; dvs. i personalegruppen skal de tale om, hvilken betydning temaerne har for dem, og dernæst skrive det på hensigtserklæringen, hvorefter ledere og medarbejdere underskriver den. For at understrege erklæringen har alle institutionerne fået en legetøjspistol, som affyres, når erklæringer er underskrevet," fortæller projektleder Sune Thor Olsen.

Fra mødelokalet til lokalavisen
Historiefortællingen på plejecentrene foregår fx ved, at man aftaler, at man mindst fortæller en positiv historie på hvert personalemøde. Historien undersøges herefter af medarbejderne og lederen, hvor lederen trækker sig lidt tilbage. Hvad gik godt i fortællingen? Hvilke værdier ligger bag? På denne måde kan der skabes bevidsthed om værdier, positive oplevelser og man deler viden. Distriktsleder Lene Henriksen kan allerede se en virkning: "TænkeTanken har medvirket til, at medarbejderne i vores gruppe har fokus på det anerkendende, det positive og det sjove i stort set alt, hvad de gør."
Næste skridt er at dele de historier med andre fx på vores hjemmeside eller kommunens hjemmeside. Nogle plejecentre har haft stor succes med at bruge deres lokale avis og få omtalt nogle af deres historier der.

100 år, cheeseburger og en sofacykel
Pernille Bo Pedersen, som er leder på Skælskør Plejecenter synes, at de er gode til at skabe historier på plejehjemmet, også historier, som andre i området vil høre om, fx tager de i Tivoli hvert år: "I starten var der mange, som var meget skeptiske. Det kan ikke lade sig gøre at tage i Tivoli med så gamle mennesker, men det kan det; på den sidste tur spiste fx Margrethe på 100 år cheeseburger og pomfritter og havde den skønneste dag. Vi har også arbejdet med det som hedder grøn omsorg, hvor man bruger naturen og dyr til at stimulere fx demente beboere. Vi har været inde på et erindringscenter på Nørrebro og købt kufferter, som er pakket, så de vækker minder. Det kan være værktøj eller gamle blade, og endelig har vi købt en sofacykel til de ældre."

Vikarløsning, ambassadørkursus og andre aktiviteter
Blandt de øvrige aktiviteter som enten er igangværende eller starter op i den nærmeste fremtid er blandt andet det interne vikarbureau, hvor der allerede er ansat en leder og 10 faste medarbejdere; et ambassadørkursus, som uddanner nøglemedarbejdere til at tage godt i mod nye medarbejdere, og der er sat en pulje af til faglige temadage. Alt sammen og meget mere som en konkret markering af TænkeTankprojektet.
"TænkeTanken er et eksempel på, at vi i Slagelse kommune ser vores medarbejdere som vores vigtigste ressource", siger Bjarne Mikkelsen, medlem af Udvalget for Social og Omsorg.
Han mener det er alt for nemt at tale om, hvad der ikke virker, hvor meget der er galt i denne kommune og hvor "dumme" ledere, kollegaer og politikere egentlig er. "Det svære er at tage fat på, hvad, hvem og hvordan vi skal ændre dette. TænkeTanken er, med hjælp fra mange medarbejdere, kommet med en række initiativer som kan ændre disse billeder", siger han.
Finn Schou-Larsen, medlem af Udvalget for Social og Omsorg, supplerer: "Jeg anser TænkeTanken for at være et godt eksempel på, hvorledes man på en konstruktiv måde har fået vendt en negativ udvikling og et dårligt omdømme på et følsomt område, til en positiv udvikling", siger han og fortsætter: "Dette skyldes ikke mindst, at man tog medarbejderne med i planlægningen fra starten. Det er medarbejderne, der bedst ved, hvor problemerne opstår og derfor også har mulighed for at pege på løsninger, der er holdbare."

Styregruppens rolle
"Styregruppens vigtigste opgave er at få processen til at fungere, sætte retningen og skabe rammerne, så dem der arbejder med det ude på gulvet kan få arbejdet til fungere", siger Marianne Kristensen, der er ældrechef i Slagelse Kommune. Styregruppen bestod af 10 - 12 medlemmer. Medlemmerne var bl.a. tillidsfolk, TænkeTankpigerne, den øverste chef, områdechefen, konsulenten og projektlederen. "Men en styregruppe skal også sige "go" til idéer og "no go" til andre. Det kræver en evne til at balancere. At holde fokus på det der var tænkt og samtidig sikre sig, at det har gang på jord.
Et godt eksempel på dette var i forbindelse med det store Kickstart-arrangement for alle medarbejderne. Planen var, at det skulle være et flot og stort arrangement, hvor medarbejderne virkelig skulle forkæles. I princippet kunne der være brugt 5 millioner kroner på det. Men det lykkedes at gøre det godt og flot for langt mindre," siger Marianne Kristensen.

Projektlederens rolle
For at processen skal lykkes kræver det en overordnet projektleder, som kan føre projektet til dørs, men erfaringer fra Slagelse siger, at projektlederen skal evne mere end den traditionelle projektleder: "Mine erfaringer som projektleder på TænkeTankprojektet i Slagelse er, at du skal kunne tænke kreativt og komme med idéer undervejs. Det gælder både i forbindelse med det som opstår i processen, men i høj grad også, hvis medarbejdernes idéer skal forankres", siger projektleder Sune Thor Olsen.
"I processer, hvor det er medarbejderne, der har styringen, er det altid vigtigt at huske, at det er mennesker man arbejder med. Det er vigtigt løbende at anerkende deres behov, udsving og ønsker. Så det handler om at finde en middelvej. Projektlederen skal være en blanding af en ingeniør og George Gearløs", siger Sune Thor Olsen.
"Det handler om at arbejde struktureret og at der er nogle som følger op igen og igen og nogle som virkelig tror på opgaven".

Ydmyghed og planlægning
For Sune Thor Olsen har noget af det vigtigste været at indtage en ydmyg indstilling til processen og være lydhør: "Det kommer aldrig til at gå, som du regner med, og en vigtigt pointe er, at du skal kunne opgive nogle idéer undervejs og aldrig tage ting personligt," siger han.
"Jeg tror, at noget af det vigtigste for, at processen i Slagelse lykkedes, skyldes planlægningen. Uden den var det ikke lykkedes. Det handler om at arbejde struktureret og at der er nogle som følger op igen og igen og nogle som virkelig tror på opgaven", siger konsulent Heike Klint Dalslet fra Type2dialog. Projektleder Sune Thor Olsen tilføjer, at der selvfølgelig skal være en projektplan, men er den for stram kan den ende med at kvæle projektet: "Vi har ikke lagt en fast plan for hele projektet, men arbejder med halvårsplaner, som vi følger stramt".

Kommunikation og TænkeTankmetoden
I en forandringsproces som TænkeTankprojektet spiller kommunikationen en afgørende rolle. Læs om de erfaringer, man har gjort sig i Slagelse bl.a. kommunikationen kollega til kollega samt hvordan man har tacklet den modstand, som altid er en del af forandringsprocesser.

Vigtigheden af god kommunikation
"Kommunikation er vigtig. Du kan have nok så mange idéer og tanker, men det kræver, at du får dem kommunikeret ud", siger udvalgsformand Lene Wibroe. Som politiker ved hun, hvad hun taler om: "For at skabe ejerskab blandt de øvrige medarbejdere, er det vigtigt at rulle processen ud og kommunikere projektet ud løbende. Jeg tror det er optimalt, at kommunikationen foregår fra kollega til kollega. Altså at TænkeTankpigerne tog rundt og fortalte om projektet og viste deres engagement. I dag skulle alle gerne føle sig som en del af TænkeTanken, så ledere og medarbejdere rundt omkring kan fortsætte arbejdet".

Begivenheder, historier og tro
Projektleder Sune Thor Olsen siger: "En stor del af kommunikationen i et projekt som dette handler om at tro på det. At ´tale tingene op´ også der, hvor man ikke er helt sikker på, at det bliver til noget. Det gælder om at fortælle om succeserne, om det som lykkes. Derudover gælder det om at spørge, lytte, sende nyhedsbreve ud, selv om man ved, de ikke altid bliver læst". Han mener også, at begivenheder er en vigtig måde at kommunikere projektet ud på: "Det var det vi gjorde gennem KickStarten for alle medarbejdere på ældreområdet, hvor komikeren Mick Øgendahl og sangerinde Søs Fenger optrådte. Andre eksempler på begivenheder var Tour de Slagelse, hvor pigerne rejste rundt og fortalte kollegerne om projektet, og vores deltagelse på KL´s landsmøde i Aalborg samt bogen "Vi viser vejen", der beskriver TænkeTankprojektet", siger Sune Thor Olsen.

Træning med operasanger
Heike Klint Dalslet, som var konsulent for pigerne fortæller: "En del af projektet var jo, at pigerne skulle ud og præsentere det for kolleger og ledere. Det trænede vi også. Vi havde engageret en operasanger og en pianist, der arbejdede med pigernes åndedræt blandt andet, så når de blev nervøse kunne de bruge det redskab og det hjalp flere af dem igennem".

At holde gryden i kog
Mange projekter har det med ikke at blive til noget, fordi de involverede mister motivationen og idékraften. Ældrechef Marianne Kristensen siger: "At holde gryden i kog gælder både i starten af processen, men også i fremtiden. Fx blev TænkeTankprojektet sat lidt på standby i sommeren 2008. For at det skulle være troværdigt måtte det ud blandt medarbejderne. Der var også røster, som gik på, at det kun var for FOA-medlemmer, hvilket man jo godt kan forstå, da det alt sammen startede i FOA-regi. Noget andet handlede om, at det kun var en meget lille gruppe, som var involveret. Altså at det kun var "for de få", siger hun. Derfor blev det besluttet at brede det ud til flere. Idéen var, at der skulle nedsættes arbejdsgrupper, som kunne videreudvikle TænkeTankens idéer, men det var også en måde at involvere flere og give flere ejerskab til projektet på. "Det gælder samtidig også om at være lydhør overfor de problemer som opstår. Lytte og spørge ind og forsøge at få en dybere forståelse for de problemer, som medarbejderne sidder med", siger Marianne Kristensen.

Modstand tackles med store ører
Alle projekter møder modstand. Det er et grundvilkår. I et TænkeTankprojekt kan modstanden også komme fra dem, som er en del af TænkeTanken. Det kan være i form af skeptiske og negative ytringer: "Ledelsen har sikkert en skjult dagsorden med det her", eller "Det bliver sikkert heller ikke til noget". I resten af organisationen kan modstanden gå på, at man ikke føler, at man bliver informeret nok. I stedet for at argumentere og retfærdiggøre sig selv, er det vigtigt at lytte, lytte, lytte og atter lytte; så i stedet for at forsvare sig, skal man spørge: "Hvad synes du vi kan gøre bedre?", "Hvis det var dig, der skulle gøre noget, hvad så?". På den måde er éns tilgang til modstanden også i TænkeTankens ånd. Hjælp os, så vi sammen kan blive bedre. Lad medarbejderne byde ind.

Vær åben hele vejen
Karen Stæhr som er sektorformand for social- og sundhedssektoren i FOA siger: "Et råd til andre kommuner, der vil lave et lignende projekt er, at det er vigtigt at inddrage de faglige organisationer og fx invitere tillidsmændene med. Det kan være en god måde at komme mange misforståelser i forkøbet, så der ikke er nogen, der sætter hælene i. Det er meget vigtigt at være åben om sine idéer, men også at fortælle om det, man ikke har styr på endnu".

Ledelse og TænkeTankmetoden
Hvis ledelsen ikke er parat til at støtte op om projektet, være engageret, give rum og plads og ikke mindst holder ord kan et TænkeTankprojekt let ende som en bil, der har kørt uden olie alt for længe. Læs om den sideløbende lederuddannelse, som lederne har været på og om en leder på et plejecenter, der har haft to medarbejdere med i TænkeTanken.

Supplerer med lederuddannelse
Sideløbende med TænkeTankprojektet kørte der en lederuddannelse på 11⁄2 år, som var tilpasset projektet og som gerne skulle understøtte processen og det fremtidige arbejde.
"For at lederne kan støtte op om projektet valgte vi her i Slagelse at lave et 6 moduls ledelsesforløb, som var tæt koblet til TænkeTankprojektet og som kunne støtte op om det. Fokus var på leadership eller personaleledelse i stedet for management. Management skal bare fungere. I ledelsesforløbet var der fokus på relationer og lederens evne til at kommunikere," siger Lars Bo Sørensen, der har haft ansvaret for uddannelsen. Han er afdelingsleder og tidligere ældrechef i Slagelse Kommune. Han er en af de ansvarlige for TænkeTanken. På uddannelsen har lederne blandt andet arbejdet med temaer som balance mellem arbejdsliv og privatliv, anerkendelse og kommunikation samt sundhed, hvor de arbejdede konkret med deres fysik og nærvær. "Uddannelsen var opdelt i 6 moduler, hvor de på hvert modul arbejdede med et emne og derefter havde 3 måneder til at prøve det af, blandt andet i form af en hjemmeopgave og et ledernetværk, som de skulle mødes i 1 - 2 gange, hvorefter et nyt modul startede. Det var vigtigt for os, at det blev så praktisk som muligt", siger Lars Bo Sørensen.

To ører og en mund
"For at lederen kan støtte op om en proces som TænkeTankprojektet og føre det ud i livet kræves der en evne til at anerkende og ikke mindst lytte. Jeg plejer at sige, at det skal stå i forhold til, at vi har 2 ører og en mund. Éns evne til at lytte skal altså opprioriteres", siger Lars Bo Sørensen. Det er ambitionen, at lederuddannelsen skal være med til at skabe en holdningsændring blandt lederne, så det er det positive, der kommer til at dominere, så medarbejdere og ældre på sigt står i kø for at arbejde og blive gamle i Slagelse.

Lederen som fortæller
Lars Bo Sørensen siger: "Som leder er det vigtigt at kunne formidle klart og præcist. Vi lever i en verden, hvor der er så megen information og hvis det formidles uklart, så rammer det nedad i organisationen. Det gælder fx lederens evne til at fortælle historier." Han mener, at lederne skal være med til at fokusere på de gode fortællinger og holde dem i live, fordi han mener, at vi bliver det vi siger: "Fortæller du de negative historier, så spreder du en negativ opfattelse af virkeligheden."

Lederen kan få anerkendelse
Ældrechef Marianne Kristensen supplerer: "Lederne skal støtte op om projektet. De skal fortælle at det virker, at det nytter noget. De skal fremdrage gode eksempler og historier. Det handler i høj grad om at prioritere. I Slagelse har man jo givet en del midler til projektet. Helt præcist 12 millioner. En måde at få anerkendelse på som leder, er jo også at få god respons på, at man som leder støttede op om processen. Det andre kommuner og ledere kan lære af vores projekt er, at det ikke er farligt at spørge medarbejderne til råds. Det kan være omfangsrigt og man kan være bange for, om man kan honorere det, men det er en god og grundig måde at sætte fokus på medarbejderne og anerkende dem", siger hun.

Holde ord
Ældrechef Marianne Kristensen understreger også det vigtige i at holde ord: "Eksempelvis hvis vi ikke realiserer det vikarbureau, som er en af idéerne; du bliver nødt til at realisere og evaluere stille og roligt, så medarbejderne kan se, at du holder, det du lover." Udvalgsformand Lene Wibroe tilføjer: "Jeg tror noget af det vigtigste ved TænkeTankprojektet har været, at vi ikke havde en skjult dagsorden om besparelser eller effektivisering eller, at vi politikere havde en bestemt dagsorden. Jeg har hørt fra andre projekter, at man har haft et udgangspunkt, der hed: Hvordan nedbringer vi sygefraværet? Nej, her var spørgsmålet til medarbejderne: Hvad gør dig lykkelig for at gå i seng velvidende, at du skal på arbejde i morgen?" Vi har virkelig haft et ærligt ønske om det her og pigerne har taget imod det. Med det her projekt har vi prøvet at favne det hele".

Tid, rum og coaching
Pernille Bo Pedersen, som er leder på Skælskør Plejecenter, har haft TænkeTankprojektet tæt inde på livet, da to af hendes medarbejdere har været med i TænkeTanken: "Som leder skal du støtte op om de medarbejdere, der involverer sig, ellers kan du ikke implementere det. Som leder er du kun en slags katalysator, det er medarbejderne, der skaber. Hvis de ikke vil, så kan jeg hoppe og springe så meget jeg vil, der sker ingenting. Du skal tage alle idéer alvorligt, om det så er at komme til månen. Du skal være en coach. Jeg har endnu ikke mødt medarbejdere, der ikke er fyldt med idéer, hvis de bliver lyttet til og anerkendt", siger hun. Hun er heller ikke i tvivl om, at glade social- og sundhedshjælpere yder også den bedste behandling og derudover er de lettere at fastholde og det bliver lettere at tiltrække andre. "Nik og Jay har en sang, som jeg holder af meget af. Der er en sætning, som siger: "Kan jeg gøre det bedre, når jeg kommer tilbage". Som leder synes jeg, at man skal stille sig det spørgsmål, om man kan gøre det bedre. Det gælder også i arbejdet med at støtte op om TænkeTankprojektet og de initiativer, der kommer i fremtiden", siger hun. På Skælskør Plejecenter havde de som nævnt to medarbejdere med i TænkeTanken. "Der var aldrig sure miner fra de andre medarbejdere, når de to skulle af sted. Alle bakkede op om det", siger hun. Helt konkret fik plejecentrets planlægger besked på, at der altid skulle være tid til møder, også selvom man blev nødt til at bestille en vikar.

Vis interesse og dæk bordet op
Et konkret eksempel på, hvordan lederen kan støtte er ved at støtte op om arrangementer i forbindelse med TænkeTanken. Et eksempel på dette var i forbindelse med Tour de Slagelse, hvor nogle ledere havde prioriteret at skabe gode rammer for projektet fx ved at dække bord, sætte mad og drikkelse frem, gøre det hyggeligt med stearinlys og blomster samt opfordret til, at alle de medarbejdere der kunne, mødte op.

Metoden til udvikling
"Min drøm er at TænkeTankmetoden kan bruges til alle udviklingsprocesser. At ledere og medarbejdere føler, at her er der et værktøj, som man kan hente frem og som løbende kan være en metode, der kan udvikle og bevare den gode arbejdsplads", siger Pernille Bo Pedersen.

Copenhagen Coaching Center skriver bøger om virksomheder, som kan bruges til at skabe samhørighed og branding. Udover bogen til Slagelse Kommune kan nævnes en bog om Oticon "Drømmen om et mesterskab".